Maniere la telefon

Într-un fel sau altul, vei petrece mai mult timp la telefon. Pentru că ar trebui să faci sacrificii mari pentru a-ți plăti datoriile, va trebui să fii mai conștient privind modul în care te organizezi. 

Cele ce urmează te ajută să te simți relaxat, indiferent cu cine intri în contact. 

Dacă ești slab pregătit sau deranjat și întrerupt mereu este greu să acționezi la randamentul maxim. Încrederea în tine la care se adaugă câteva orientări de bază te ajută foarte mult să fii tu însuți. 

Fii pregătit 

Dacă e un client nou sau ai o problemă importantă de discutat, gândește-te ce dorești să spui și ce nu dorești să spui. (Pune-ți o listă în față dacă te ajută). Astfel nu te vei pierde în amănunte inutile sau în probleme care pot compromite ceea ce dorești să obții. Vei părea, la telefon, un om mult mai organizat și nu unul care pierde timpul. 

Când să suni ? 

E mai bine să suni : 

• dimineața - are toată ziua la dispoziție să facă ceea ce dorești tu ; 
• imediat după prânz - după ce au mâncat cei mai mulți oameni sunt mai amabili ; 
• la începutul săptămânii - fă cunoscute pretențiile tale înainte de a fi încărcați cu alte priorități, astfel le captezi atenția ; 

Momente considerate nepotrivite pentru a suna : 

• imediat înainte de prânz - nu vor avea răbdarea să-ți acorde prea multă atenție dacă așteaptă cu nerăbdare o pauză ; 
• la sfârșitul zilei - ultimul lucru pe care și-l doresc este să fie reținuți, când încearcă să plece de la birou. 

Secretarele, asistentele manager 

Dacă vorbești cu secretara sau cu asistenta manager a cuiva, evită următoarele : 

• nu fi arogant - nu e înțelept să faci aluzii referitoare la statutul lor ; 
• nu încerca să pari important tratându-le laconic - să fii nepoliticos nu e o atitudine profesională și este total contraindicat . 

Rolul lor poate fi important și pot fi în măsură să-ți dea mai multe informații decât dorești, de exemplu : 

• dacă îți pierzi timpul - dacă persoana pe care încerci să o contactezi e sau nu cea de care ai nevoie . 
• cam care ar fi cerințele sau prioritățile viitorului client - la urma urmei, ele lucrează cu el . 

Ține minte : 

Cu oricare membru al companiei ai vorbi, acestaîși poate forma o părere despre tine odată cu primirea mesajului. Asigură-te că le lași o impresie bună. De asemenea, notează-ți numele celui cu care vorbești, căci s-ar putea să i te adresezi și altă dată. 

Nu repeta ca papagalul 

Dacă se întâmplă să nu fii prea sigur pe tine sau neinspirat în ce privește contractul cu clientul, nu fi tentat să schimbi maniera în care vorbești. S-ar putea să-ți modifici limbajul, în funcție de nivelul conversației, dar să adopți manierele verbale ale celeilalte persoane înseamnă că vorbești ca un papagal. 

Încearcă să arăți că ai înțeles sau ești de acord, folosind toate modalitățile „Da, înțeleg” , dar nu încerca să repeți cuvânt cu cuvânt ce spun ei. 

Exemplu : 

SM : Am încheiat o convorbire și o colegă mi-a spus „Era redactorul la telefon, nu-i așa?”  . Am întrebat-o cum și-a dat seama - discutasem foarte puțin. „Ei bine, l-ai tratat de sus ... *nu-mi spune mie astfel de povești, doar sunt de-al  vostru* mi-a replicat ea. ” . 

Poți fi auzit 

Conversația pe care o porți, ți-ar putea stârni un strigăt entuziast de : „Da, asta era !” sau unul frustrant : „Ce porcărie ... ” . Amintește-ți să spui aceste lucruri după ce ai pus receptorul jos. Dacă ai spus la revedere și ai luat receptorul de la ureche, acest lucru nu înseamnă că ei nu te mai ascultă de la capătul celălalt al firului . 

E la fel de riscant să acoperi cu mâna receptorul în timp ce comentezi conversația cu altcineva („Nu-ți face probleme, scap repede de el ... ” ) . 

Liniște, vă rog ! 

Ar fi ideal, dacă lucrezi acasă, să te izolezi, astfel încât convorbirile tale de afaceri să nu fie întrerupte. Când avem în vedere copiii mici, acest lucru nu este întotdeauna ușor. Dacă un copil țipă, nu e sfârșitul lumii, problemele apar, de obicei, atunci când un părinte tipă la rândul lui la copil.

Cine e la telefon ? 

Încercă să răspunzi automat la telefon de parcă ar fi un client la capătul celălalt al firului . Presupunând că e un prieten cate ți-a promis să te sune din nou și primindu-l cu : „Alo, Stația de pompieri Trumpton, căpitanul Flack la telefon” te-ar putea surprinde pe picior greșit, din punctul de vedere al noului client. 

Fii prietenos, dar adoptă în același timp o atitudine profesională : „Alo, cu ce vă pot fi de folos ? ”. Acest lucru nu numai că-ți va crea o imagine favorabilă, dar te ajută, de asemenea, să te simți cu mult mai mult un om de afaceri. 

Robotul telefonic 

În general acceptat ca una dintre cele mai utile piese ale echipamentului profesionistului independent, acesta mărește posibilitatea de a fi contactat, creând impresia că ești disponibil chiar și atunci când nu ești . 

Ce să cauți ? 

Diferite firme de prestigiu oferă toate tipurile și modelele, dar următoarele sunt, probabil, cele mai importante : 

• Convorbire afișată - dacă lași robotul deschis astfel încât să nu fii deranjat, poți totuși auzi cine este pe fir și să ridici receptorul dacă este urgent . 
• Telecomanda - dacă dorești să verifici mesajele atunci când ești plecat, unele modele sunt prevăzute cu un dispozitiv care acționează, de oriunde te-ai afla, butonul de derulare a mesajelor înregistrate . 

Mesajul lăsat de tine 

Dacă nu ai un model de mesaj înregistrat pe robot, vei putea realiza singur unul. 

„Ne pare rău, pentru moment, nu vă putem răspunde. Vă rugăm, după semnalul sonor, lăsați un mesaj și vă vom contacta cât de repede posibil. ” 

Folosește „regalul” „noi” . Chiar dacă ești singur, îți poate crea o imagine întregită și nu dă impresia că ai fi singur. Pentru femeile profesioniste independente, poate fi o modalitate de a-i îndepărta pe „musafirii” nedoriți, care ar putea, de altfel, să se bucure de aparenta lor izolare. 

Trebuie să pari atât amabil, cât și profesional, dar ține minte următoarele : 

• Evită mesajele lungi - acestea nu vor face decât să-i facă pe ceilalți să piardă timpul și să plătească mai mult pentru telefon. Spune ce ai de spus și dă-i celui care sună posibilitatea de a lăsa un mesaj. 
• Nu încerca să fii prea monoton - Pălăvrăgeala fără rost devine iritantă prin repetare, în special dacă cineva are dificultăți în a lua legătura cu tine. Nu e indicat să lași un mesaj monoton, fii clar și direct. 
• Nu încerca să fii glumeț - Glumele cu prietenii sunt binevenite, dar cum ai putea fii sigur că viitorii clienți vor aprecia faptul că ai simțul umorului ? (Gluma s-ar îngroșa, de altfel, destul de repede.)
• Evită muzica - Devenise o manie folosirea unui fund muzical pentru mesaje, dar rezultatele, nu s-au dovedit afi foarte bune. Nu este recomandat să ai întipărită în minte o anumită arie muzicală și să o auzi mereu la ureche. 

Concluzii 

• Pregătește-te pentru telefoane; să știi înainte ce vrei să spui ;
• Sună la momentul cel mai potrivit; dimineața sau imediat după prânz ; 
• Nu vorbi de sus sau dictatorial cu secretarele sau asistenții manager, adoptă o atitudine profesională ; 
• Poți deja crea deja o impresie odată cu mesajul pe care-l lași ; 
• Notează numele celor cărora le-ai lăsat mesaje ; 
• Lasă receptorul jos înainte de a spune ceva ce nu ai dori să audă cealaltă persoană ; 
• Încearcă să te izolezi pentru a nu fi întrerupt ; 
• Un robot te poate face mai accesibil ; 
• Ai grijă ca mesajul pe care-l lași la plecare să fie scurt și simplu . 

BIBLIOGRAFIE : 

„Profesionistul independent” de Sean Marriot și Paula Jacobs, Editura Național, 1998