Termenele limită a lucrărilor pot fi obiectivele principale. Decât să pierzi timpul pentru a decide ce să faci mai întâi, amintește-ți că fixarea priorităților este deja realizată prin termen.
Cu siguranță, pentru că activitatea de profesionist independent oferă atât de multă flexibilitate, două dintre cele mai dificile lucruri sunt :
⦁ să începi lucrul ; și
⦁ să știi când să te oprești .
Luarea startului
Mulți dintre noi suntem capabili de perioade susținute de mare productivitate, dar avem mari dificultăți până intrăm înn ritm.
Din experiența noastră, cu cât este mai flexibil termenul, cu atât e mai dificil să începi și cu atât mai mult timp îți ia luarea deciziilor. Lucrând la proiecte mai ample, care necesită o implicare mai mare sau când ți se atribuie o responsabilitate mai mare, se pot observa următoarele efecte :
1. Entuziasmul. Este chiar șansa pe care o așteptai pentru a demonstra ce ești capabil să faci; fiind în siguranță, pentru moment, față de realitatea pe care ar putea-o implica lucrarea. (În gând probabil că deja ai cheltui banii și auzi deja ecourile propriului succes).
2. Eschivarea. Într-adevăr ar fi trebuit să fi început până acum, dar termenul este probabil destul de departe în timp pentru „a te încuraja” să eziți efectiv. În definitiv, vrei să faci lucrarea bine, nu-i așa? Ai atât de multe idei bune încât nu știi de unde să începi.
3. Panica. Când îți dai seama de cruda realitate, teama ta se adaugă faptului că lucrarea necesită mai multă muncă decât ți-ai imaginat. Îți dai seama că ți-ai petrecut jumătate din timpul afectat lucrării hibernând și visând cu ochii deschiși. Termenul este tot mai aproape și te trezești grăbindu-te și umblând de colo-colo pentru a termina la timp lucrarea. Nu este nici pe departe rezultatul final la care te-ai așteptat sau pe care l-ai dorit. Tot ce aveai nevoie. tot ce avaei nevoie era să-ți faci niște planuri realiste.
Pas cu pas
Decât să te raportezi doar la termenul acordat de client, ar fi mai bine să-ți fixezi o serie de termene intermediare proprii, cu alte cuvinte elaborează-ți un fel de agendă de lucru. Aceasta îți va permite să apreciezi cât timp poți acorda fiecărei faze.
Dacă observi că propriile termene scapă de sub control, este o atenționate timpurie că întregul proiect este în pericol de a nu putea fi terminat la termenul prevăzut. E mai bine să fii exigent cu tine însuți și să-ți asiguri o rezervă de timp. Pune la baza acesteia faptul că următorul stadiu îți va lua ceva mai mult timp decât îți imaginezi.
Programarea
Mai presus de toate, trebuie să urmezi cursul lucrării. Aceste ar putea fie să se întrerupă, fie să se supraîncarce sau poate reprezenta decalaje mari între faze.
Exemple de păreri :
Cineva din servicii producție : Îmi fixez o agendă de lucru cu două luni înainte, deoarece mă ajută să țin evidența lucrărilor și-mi permite să văd unde poate fi introdusă o nouă lucrare. Întotdeauna îmi notez cât timp mi-a luat fiecare lucrare, chiar dacă nu sunt plătită cu ora. Astfel, por aproxima de cât timp voi avea nevoie pentru o lucrare asemănătoare data viitoare și în consecință să stabilesc tariful acesteia și să o planific.
Ceea ce nu poate fi prevăzut în nici un fel sunt modificările din orarul clienților.
Exemple de păreri :
Un redactor : Când am probleme datorită faptului că mi-am luat prea mult de lucru, de obicei mă gândesc că fiecare lucrare va fi efectuată și completată pe rând. Foarte adesea acord mai mult timp lucrărilor din cauza programelor clienților și a faptului că termenele au fost decalate.
Acest lucru justifică, de altfel, nevoia ta de a ști ce se întâmplă cu termenele în cazul în care clientul le întârzie.
Stabilește-ți prioritățile
Încearcă să-ți stabilești un criteriu de determinare a priorităților. Astfel, poți alege din start, înainte de a fi supraîncărcat.
Iată o serie de abordări care se pot constitui ca un ghid pentru tine :
⦁ Sunt anumite termene mai flexibile decât altele?
⦁ Sunt clienți vechi cărora ar trebui să le acorzi prioritate? Poți merge în paralel cu o altă lucrare?
⦁ Care lucrare este de maximă urgență?
⦁ Poți obține un bonus dacă o realizezi mai repede?
⦁ Este o lucrare simplă sau îți oferă anumite perspective?
Nu toate acestea par a fi compatibile, în mare parte ele depind de împrejurări. Așa cum am mai spus, ar trebui să încerci să creezi un echilibru între lucrările care-ți asigură un venit sigur și cele care-ți deschid perspective noi.
În medie, profesioniștii independenți vor combina aceste două orientări, astfel încât să îi favorizeze.
Exemple de păreri :
Designer grafic : Încerc să mă apuc de treabă, imediat ce o primesc. Cu toate acestea, abordez toate lucrările la fel, de la cele minim plătite până laroiectele extrem de bine plătite.
Actor / Modelator voce : Încerc să mă ocup de fiecare lucrare imediat ce o primesc, dând prioritate celor care-mi oferă o perspectivă nouă.
Ilustrator / Detalii : Prin termene. Orice cereri urgente sunt prioritare, împreună cu cei mai buni clienți.
Servicii producție : De vreme ce am un număr de clienți deja stabiliți, am tendința să merg cu lucrările în paralel. Desigur, lucrarea care-mi asigură un venit sigur are prioritate.
Fotograf : Dacă sunt implicate călătorii sau complicații? Cel care va plăti repede și va fi mai generos?
Publicist / Poște directă : Fie în ordinea termenelor sau mai întâi înlăturând victoriile ușoare din drum.
Stabilirea priorităților când ești presat
Când totul a venit deodată, trebuie să găsești o modalitate de a determina care sunt elementele neesențiale. O modalitate consacrată pentru a face acest lucru este să creezi liste cu următoarele capete de tabel :
⦁ Ce trebuie făcut?
⦁ Ce ar trebui făcut?
⦁ Ce ți-ar plăcea să faci?
Unii profesioniști independenți înțeleg prin elementele „neesențiale” - mâncarea, somnul, dar chiar renunțând la acestea nu le-ar fi de prea mare ajutor.
Oricum, sunt câteva lucruri pe care le poți face:
⦁ Ai în vedere delegarea. Pot fi activități simăle, obișnuite ale lucrării care ar putea fi preluate de cineva ale cărui servicii sunt ieftine, în timp ce tu te poți concentra asupra aspectelor importante.
⦁ Vezi dacă anumite întâlniri pot fi amânate sau înlocuite cu telefoane scurte, scrisori sau faxuri.
⦁ Activează robotul telefonic și înregistrează mesajele. Vorbește doar cu cei cu care este absolut necesar.
⦁ Programează-ți deplasările în afara orelor de vârf, pentru a nu fi blocat din cauza traficului.
⦁ Călătoriile lungi cu trenul îți permit să pregătești mai departe lucrarea sau să iei o bine-meritată pauză (în general, aceleași călătorii, dar cu mașina, nu-ți oferă nici unul dintre aceste avantaje).
⦁ Operațiunile obișnuite, precum depunerea banilor în bancă sau expedierea lucrărilor ar trebui programate în așa fel, încât să fie evitate orele de vârf (orele de prânz, de exemplu).
Notă :
Chiar și atunci când activitățile de maximă urgență au fost încheiate, aceste instrucțiuni te vor ajuta să ai un simț mai dezvoltat în definirea priorităților.
Perioadele de stagnare
Vor exista momente când vei gata cu lucrarea și nu vei mai avea nimic de făcut. Chiar dacă puțin timp liber ar fi o pauză necesară, multor profesioniști independenți li se pare absolut imposibil să se relaxeze, până când nu știu de unde va veni următoarea ofertă.
Dacă clienții tăi obișnuiți nu-ți dau nimic de lucru o perioadă, e ușor să crezi că nu te mai vor. În realitate, se poate ca ei să nu gândească așa. Tu, oricum, dă-le un telefon pentru a afla cum mai evoluează lucrurile, dar nu-i plictisi și încearcă să nu pari disperat.
Am subliniat deja împortanța de a păstra un contact direct cu clienții vechi. Chiar și atunci când ești prosper și ai mai mult de lucru, păstrează un contact cu clienții tăi vechi, care ar mai putea avea de lucru pentru tine, atunci când vei avea nevoie.
Notă :
Profesioniștii independenți execută adesea lucrări ocazionale, în momente sau în sezoane cu activitate redusă, pentru a-și umple „timpii morți” . Dacă ai în mână „pâinea și cuțitul” , poți foarte bine renunța la acestea, dar nu le abandona definitiv.
Ce spun profesioniștii independenți ?
Designer grafic : În mod frecvent sunt câteva lucruri de făcut, lucruri care au fost lăsate deoparte o vreme. Dacă nu, îmi folosesc timpul făcând alte lucruri, știind că va veni momentul când mă voi pune din nou în mișcare.
Avocat : În perioadele de stagnare mă distrez.
Ilustrator / Detalii : Îmi pun la punct actele, tratez cu contabilii mei și lucrez la proiecte auto-promoționale.
Redactori : Nu simțim că ne-ar lipsi motivația, suntem doar uimiți. O perioadă de stagnare cu a) bani în bancă; b) garantarea unei lucrări la finele acesteia este ceea ce ne-ar plăcea. ( Cu siguranță că nu am lăsa-o să treacă fără a ne pune la punct actele).
Cercetător : Sigur că mă simt lipsită de motivație, ca un actor care crede că fiecare rol este ultimul.
Publicitate / Poșta directă : Nimic nu se realizează fără un termen care să te stimuleze.
Servicii producție : Cea mai mare parte a muncii mele se desfășoară în jurul evenimentelor sociale, sportive, căsătoriilor, deci știu bine când vor exista perioade de stagnare. Perioadele încărcate sunt atât de agitate, încât e chiar ușor să le alternez cu o pauză atunci când se ivește o astfel de perioadă de stagnare.
Folosirea în mod constructiv a timpilor morți
Dintre toate aceste atitudini, am putea cel mai bine remarca punctul de vedere al lui Ian: „Îmi folosesc timpul făcând alte lucruri, știind că va veni momentul în care mă voi pune din nou în mișcare.”
Pentru fiecare perioadă de stagnare e recomandat să existe o acoperire. Planificarea pe mai departe este indicată pentru a-ți fixa idealurile și căile de acțiune.
Dacă poți depăși bariera psihologică a sentimentului că ești neangajat și teama pentru viitoarea plată, acești timpi morți pot fi utili pentru :
⦁ actualizarea materialului promoțional;
⦁ găsirea de noi clienți;
⦁ găsirea de piețe noi;
⦁ punerea la punct a stocului (realizezi ce ți-ai propus ?)
⦁ perfecționare.
Dacă ai angajamente financiare dificile (familie, ipotecă etc. ) toate acestea par, totuși, impracticabile.
Pe de altă parte, crezi că-ți vei achita mai bine îndatoririle dacă-ți faci griji sau dacă te expui umilirii de a efectua munci mult inferioare pregătirii tale, pentru a ieși din această situație ?
Decât să-ți faci griji pentru că momentan nu ai activitate, gândește-te să faci ceva constructiv în privința activității viitoare.
Concluzii
⦁ Termenele flexibile fac posibilă o mai bună planificare, astfel ai nevoie de o atitudine mai disciplinată ;
⦁ Stabilește termene pentru fiecare fază a lucrării pentru a te încadra în program ;
⦁ Ia în considerare faptul că următoarea fază a lucrării va lua întotdeauna mai mult timp decât crezi ;
⦁ Încearcă să găsești o modalitate de a stabili prioritățile activității tale ;
⦁ Gândește-te ce trebuie făcut, ce ar trebui făcut și ce ți-ar plăcea să faci ;
⦁ Folosește un delegat dacă ești prea ocupat ;
⦁ Folosește perioadele de stagnare în mod constructiv. Nu intra în panică.
BIBLIOGRAFIE :
„Profesionistul independent” de Sean Marriot și Paula Jacobs, Editura Național, 1998
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu